Kleine Praxen mit knapper Besetzung
Wenn wenige Mitarbeitende Anmeldung, Telefon und Praxisorganisation gleichzeitig stemmen müssen. Callesy nimmt Anrufe entgegen, damit das Team den laufenden Betrieb besser organisieren kann.
KI-Telefonassistent für Arztpraxen
Sie behandeln. Callesy nimmt Anrufe entgegen.
Ob Sie gerade Patientinnen und Patienten behandeln, Untersuchungen durchführen oder im Gespräch sind: Callesy nimmt Anrufe entgegen, erfasst das Anliegen und hält Termin- oder Rückrufwünsche fest. So bleibt die Anmeldung entlastet und Anrufende erreichen Ihre Praxis auch dann, wenn gerade alle beschäftigt sind.
Praxisgespräch vereinbaren
Für Arztpraxen mit hohem Anrufaufkommen und einer stark beanspruchten Anmeldung
KI
KI-Telefonassistent für Ihre Praxis
Beispiel: Eine Patientin möchte einen Termin vereinbaren
Patientin
Guten Tag, ich würde gerne einen Termin vereinbaren. Haben Sie in nächster Zeit etwas frei?
Assistent
Gerne nehme ich Ihren Terminwunsch auf. Wie ist Ihr Name und unter welcher Telefonnummer können wir Sie erreichen?
Patientin
Mein Name ist Erika Muster. Sie erreichen mich unter 0123 456789. Vormittags wäre es für mich am besten.
Assistent
Vielen Dank. Ich notiere Ihre Kontaktdaten und Ihren Terminwunsch zur weiteren Bearbeitung durch die Praxis. Bitte beachten Sie, dass ich keinen medizinischen Rat geben kann.
Der Alltag in der Praxis
Volles Wartezimmer. Das Telefon klingelt ununterbrochen.
Wenn Sie gerade behandeln, Untersuchungen durchführen oder mehrere Patientinnen und Patienten gleichzeitig betreuen, kann die Anmeldung nicht jeden Anruf sofort annehmen. Später warten Rückrufe, Terminwünsche und Fragen – und das Team muss alles neben dem laufenden Praxisbetrieb abarbeiten.
Die Anmeldung ist bereits ausgelastet
Während das Team Patientinnen und Patienten empfängt, Termine koordiniert oder bei Behandlungen unterstützt, klingelt das Telefon weiter. Nicht jeder Anruf kann sofort angenommen werden.
Rückrufe und Terminwünsche stapeln sich
Zwischen Anmeldung, Telefon und Praxisorganisation fehlt oft die Zeit für jeden einzelnen Rückruf. Unvollständige Nachrichten führen zu zusätzlichen Telefonaten und kosten das Team weitere Zeit.
Patientenanliegen dürfen nicht verloren gehen
Wer die Praxis telefonisch nicht erreicht, versucht es womöglich später erneut oder wendet sich an eine andere Praxis. Callesy erfasst das Anliegen und hilft, vereinbarte Rückruf- und Weiterleitungswege einzuhalten. Medizinische Dringlichkeit wird dabei nicht eigenständig diagnostiziert.
Weniger Telefonstress, mehr Zeit für Ihre Patientinnen und Patienten
Das übernimmt der KI-Telefonassistent für Arztpraxen
Callesy nimmt Anrufe entgegen, wenn die Anmeldung nicht verfügbar ist, erfasst Kontaktdaten und Anliegen und bereitet den nächsten Schritt vor. Welche Informationen abgefragt und wie Anrufe weitergegeben werden, stimmen wir auf die Abläufe Ihrer Praxis ab.
Nimmt Anrufe entgegen
Callesy nimmt Terminwünsche, Rückrufbitten und allgemeine organisatorische Fragen auf und gibt die Informationen an das Praxisteam weiter.
Erfasst wichtige Kontaktdaten und Anliegen
Name, Telefonnummer und Anliegen werden strukturiert erfasst. So kann das Team Rückrufe gezielter bearbeiten, statt fehlende Angaben erst erfragen zu müssen.
Beantwortet häufige organisatorische Fragen
Fragen zu Öffnungszeiten, Erreichbarkeit oder organisatorischen Praxisabläufen kann Callesy anhand der von Ihnen freigegebenen Informationen beantworten. Medizinische Beratung oder Diagnosen übernimmt die KI nicht.
Hält Rückruf- und Terminwünsche fest
Callesy notiert, wann Patientin am besten erreichbar sind, damit Sie Rückrufe gezielter zwischen Baustelle, Büro und Feierabend legen können.
Nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an
Wenn mehrere Personen gleichzeitig anrufen, müssen sie nicht alle auf eine freie Leitung warten. Callesy kann mehrere Gespräche parallel entgegennehmen.
Anrufinhalte schriftlich festhalten
Anrufinformationen können schriftlich festgehalten werden, damit das Team Anliegen und Rückrufwünsche nachvollziehen kann. Die konkrete Verarbeitung personenbezogener und gegebenenfalls sensibler Gesundheitsdaten muss vor dem Einsatz datenschutzrechtlich geprüft und passend konfiguriert werden.
Erfahrungen mit Callesy
Die folgenden Rückmeldungen stammen aus anderen Branchen und sind keine Referenzen von Arztpraxen. Den Einsatz von Callesy stimmen wir auf Ihre Praxisabläufe ab.
„Ich dachte garnicht daran KI einzusetzen, für mich war es Spielerei, bis ich vom gegenteil überzeugt wurde. Jetzt muss ich kaum mehr ans Telefon während ich mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.“
Thomas H. von Quickprove
„Wir wurden komplett überflutet mit irrelevanten Anfragen, jetzt werden diese vorqualifziert und nur die relevanten weitergeleitet.“
Seval Ö. von KJP Essen
„Callesy hat unseren Vertriebsprozess deutlich effizienter gemacht. E-Mails werden automatisch bearbeitet, Anfragen vorqualifiziert und Follow-ups zuverlässig angestoßen. Die Jungs machen das einfach super!“
Sebastian Manthey von Zweitvertrieb
„Die KI ruft Bewerber automatisch an, führt ein kurzes Erstgespräch und prüft in einem individuellen Rollenspiel direkt, wie sie in typischen Situationen reagieren. Unglaublich was heute mit KI alles möglich ist.“
Zekariya G. von Direct Smart Group
Mehr Ruhe in der Praxis. Weniger Stress am Telefon.
Sie müssen nicht jede Arbeit unterbrechen, nur weil das Telefon klingelt. Callesy nimmt Anfragen auf, sammelt die wichtigsten Informationen und bereitet Rückrufe vor – damit Ihr Team sich auf die Versorgung und Betreuung Ihrer Patientinnen und Patienten konzentrieren kann.
Auch während des Einsatzes erreichbar bleiben
Weniger Rückfragen, gezieltere Rückrufe
Dringendes von normalen Anfragen unterscheiden
Erst den größten Zeitfresser lösen
Passend zu Ihren Praxisabläufen statt KI-Spielerei
Nicht jeder Anruf muss sofort das Praxisteam unterbrechen.
Für typische Anfragen legen wir Fragen und Übergabewege vorab fest. Callesy kann zum Beispiel nach Name, Rückrufnummer, Terminwunsch und Art des organisatorischen Anliegens fragen. Welche Anliegen an das Team weitergegeben werden und welche Abläufe gelten, definieren Sie mit uns und wir testen sie anhand typischer Praxissituationen.
Wichtig: Callesy stellt keine Diagnosen, gibt keine medizinischen Empfehlungen und ersetzt weder medizinisches Fachpersonal noch Ihre Notfallorganisation. Bei akuten oder potenziell lebensbedrohlichen Beschwerden müssen klare Hinweise und sichere Eskalationswege vorgesehen sein. Die KI darf medizinische Dringlichkeit nicht eigenständig beurteilen.
01
Fragen festlegen
Welche Angaben benötigt das Praxisteam, um Terminwünsche und Rückrufe sinnvoll zu bearbeiten?
02
Zuständigkeit definieren
Wer bearbeitet welches Anliegen und wann wird es an das Praxisteam übergeben?
03
Typische Anrufe gemeinsam testen
Wir testen typische und schwierige Gesprächsverläufe, bevor Callesy im Praxisalltag eingesetzt wird.
Technik, die zu Ihnen passt
Anbindung an Ihre Telefonanlage und Praxissysteme
Ob eine Verbindung zu Ihrer Telefonanlage, Ihrem Terminkalender, Praxisverwaltungssystem oder E-Mail-Prozess möglich und sinnvoll ist, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und Ihren Anforderungen ab.
Wir versprechen keine pauschale Integration in jede Software. Wir klären zuerst, welche Informationen übertragen werden sollen und ob für den Start eine einfache Übergabe per E-Mail oder Nachricht ausreicht.
Passende Anbindung besprechen
Für welche Arztpraxis?
Für welche Arztpraxen eignet sich Callesy?
Callesy kann für unterschiedliche Praxisgrößen und Fachrichtungen interessant sein – besonders dann, wenn viele Anrufe eingehen und die Anmeldung gleichzeitig weitere Aufgaben erledigen muss.
Praxen mit stark ausgelasteter Anmeldung
Wenn das Team Patientinnen und Patienten empfängt, Termine koordiniert und parallel viele Anrufe bearbeiten soll. Callesy strukturiert Anliegen und erleichtert die Übergabe.
Facharztpraxen und Praxen mit hohem Anrufaufkommen
Wenn täglich viele Terminwünsche, Rückfragen und Rückrufbitten eingehen. Callesy erfasst organisatorische Anliegen und leitet sie nach festgelegten Regeln weiter, ohne medizinische Einschätzungen vorzunehmen.
So richten wir Callesy für Ihre Arztpraxis ein
SCHRITT 1
Ihren Betriebsalltag verstehen
Wir schauen uns an, wann Sie Anrufe verpassen, welche Anfragen häufig reinkommen und wie Rückrufe heute laufen. Gemeinsam finden wir heraus, wo Callesy Sie sinnvoll entlasten kann.
Ihre Erreichbarkeit im Alltag prüfen
Häufige Anfragen und offene Rückrufe erfassen
Wirtschaftlichkeit und passenden Einsatzbereich prüfen
SCHRITT 2
Fragen und Übergaben festlegen
Wir legen fest, welche Anrufe Callesy übernehmen soll, welche Angaben nötig sind und wie dringende Servicefälle von normalen Angebots- oder Rückrufanfragen unterschieden werden.
Häufige Anrufgründe priorisieren
Fragen und Gesprächsabläufe festlegen
Zuständigkeiten und dringende Fälle definieren
SCHRITT 3
Pilotphase starten
Wir richten den Ablauf zunächst für einen begrenzten Test ein. Dabei prüfen wir, wie die Anrufinformationen bei Ihnen ankommen und welche technischen Anbindungen möglich sind.
Den vereinbarten Ablauf testen
Übergabeweg und mögliche Schnittstellen prüfen
Typische Anfragen und dringende Fälle testen
SCHRITT 4
KI-Assistent anbinden
Wir schalten Callesy für die vereinbarten Situationen frei – zum Beispiel, wenn Sie nicht rangehen können oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Ihr Betrieb erhält strukturierte Informationen und entsprechend gekennzeichnete Anfragen.
Ansprechpersonen und Übergaben vorbereiten
Gesprächsqualität und Übergaben prüfen
Weitere Abläufe erst nach erfolgreichem Test ergänzen
PRODUKTIVER ASSISTENT
Callesy nimmt Anrufe für Ihren Betrieb entgegen
Callesy nimmt die vereinbarten Anrufe entgegen und bereitet Anfragen strukturiert vor. Gemeinsam prüfen wir, ob Sie weniger Anrufe verpassen, Rückrufe gezielter erledigen und im Alltag spürbar entlastet werden – und verbessern den Ablauf anhand der Ergebnisse.
Wer hinter Callesy steht
„Ich bin überzeugt, dass KI Praxisteams im Alltag sinnvoll entlasten kann. Gerade bei der telefonischen Erreichbarkeit macht es einen Unterschied, wenn Anrufe nicht verloren gehen, nur weil gerade Patientinnen und Patienten betreut werden. Mit Callesy möchten wir Praxen helfen, organisatorische Anliegen strukturiert aufzunehmen und Rückrufe besser vorzubereiten – damit mehr Zeit für die Patientenversorgung bleibt.“
Geschäftsführer von Callesy
Häufige
Fragen
FAQ zu unserem KI-Telefonassistenten für Arztpraxen
Gemeinsam arbeiten
Anrufaufkommen besprechen
Wie viel Zeit kostet Ihre Anmeldung das ständige Telefonklingeln?
Wir sprechen darüber, wann Anrufe liegen bleiben, wie viele Rückrufe anfallen und welche organisatorischen Anliegen Ihre Praxis täglich erreichen. Anschließend prüfen wir gemeinsam, ob Callesy zu Ihren Praxisabläufen passt.