KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen

Kein Anruf mehr unbeantwortet

Wenn Ihr Team überlastet ist oder außerhalb der Öffnungszeiten niemand erreichbar ist, nimmt Callesy Anrufe entgegen, erfasst das Anliegen und hilft dabei, dringende Fälle von normalen Rückrufbitten zu unterscheiden.

Beratungsgespräch vereinbaren Für Hausverwaltungen mit hohem Anrufaufkommen und Rückrufstau

KI-Assistent für Hausverwaltung

Beispiel für eine dringende Schadensmeldung

Mieter

Unter meiner Spüle tritt Wasser aus und es läuft weiter.

Assistent

Ich habe verstanden, das ist eine dringende Schadensmeldung. Wie lautet Ihre Adresse und in welcher Wohnung tritt das Wasser aus?

Mieter

Ich wohne in der Musterstraße 1, im zweiten Stock, Wohnung 4.

Assistent

Danke. Ich erfasse die Angaben und leite die Meldung an den zuständigen Bereitschaftsdienst weiter.

Die Herausforderung

Das Team ist schlicht überlastet

Wenn Mitarbeitende bereits telefonieren, Schadensmeldungen bearbeiten oder mit Eigentümern und Dienstleistern sprechen, klingelt das Telefon weiter. Außerhalb der Öffnungszeiten bleiben Anrufe oft ebenfalls liegen.

Das Team ist bereits ausgelastet

Während Mitarbeitende ein Anliegen bearbeiten, gehen weitere Anrufe ein. Nicht jeder Anruf kann sofort angenommen werden

Rückrufstau wächst

Wenn nur eine Nummer oder eine unvollständige Nachricht zurückbleibt, muss Ihr Team erneut anrufen und Details nachfragen.

Notfälle dürfen nicht untergehen

Notfälle müssen sofort erkannt und weitergeleitet werden, damit keine kritischen Situationen übersehen werden.

Unsere Lösung

Das kann der KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen

Callesy fängt Anrufe ab, wenn Ihr Team nicht erreichbar ist, sammelt die relevanten Informationen und bereitet den nächsten Schritt vor. Welche Aufgaben automatisiert werden, legen wir passend zu Ihren Abläufen fest.

Bearbeitet Anliegen

Unser KI-Telefonassistent bearbeitet Anliegen automatisch, priorisiert sie und leitet sie an die zuständige Ableitung weiter

Strukturiert Informationen

Unser KI-Telefonassistent sorgt für eine klare Strukturierung der eingehenden Anliegen und erleichtert so die Weiterverarbeitung.

Beantwortet Fragen

Unser KI-Telefonassistent versteht häufig gestellte Fragen und beantwortet sie automatisch

Vereinbart Rückrufe

Unser KI-Telefonassistent vereinbart Rückrufe automatisch und stellt sicher, dass keine Anfragen verloren gehen.

Bearbeitet Anrufe parallel

Unser KI-Telefonassistent kann mehrere Anrufe gleichzeitig bearbeiten, wodurch Wartezeiten reduziert und die Effizienz gesteigert wird.

Transkribiert Anrufe

Unser KI-Telefonassistent transkribiert eingehende Anrufe DSGVO-konform, sodass wichtige Informationen jederzeit verfügbar sind.

Kundenstimmen

„Ich dachte garnicht daran KI einzusetzen, für mich war es Spielerei, bis ich vom gegenteil überzeugt wurde. Jetzt muss ich kaum mehr ans Telefon während ich mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.“

Thomas H. von Quickprove

„Wir wurden komplett überflutet mit irrelevanten Anfragen, jetzt werden diese vorqualifziert und nur die relevanten weitergeleitet.“

Seval Ö. von KJP Essen

„Callesy hat unseren Vertriebsprozess deutlich effizienter gemacht. E-Mails werden automatisch bearbeitet, Anfragen vorqualifiziert und Follow-ups zuverlässig angestoßen. Die Jungs machen das einfach super!“

Sebastian Manthey von Zweitvertrieb

„Die KI ruft Bewerber automatisch an, führt ein kurzes Erstgespräch und prüft in einem individuellen Rollenspiel direkt, wie sie in typischen Situationen reagieren. Unglaublich was heute mit KI alles möglich ist.“

Zekariya G. von Direct Smart Group

Vorteile des KI-Telefonassistenten

Die KI führt nicht einfach nur Gespräche. Sie übernimmt Arbeit in ihrem Team, indem sie Anrufe auffängt, Informationen vorsortiert und klare Übergaben vorbereitet.

Auch bei hoher Auslastung erreichbar bleiben

Anrufe können aufgefangen werden, wenn alle Mitarbeitenden beschäftigt sind oder außerhalb der Öffnungszeiten niemand ans Telefon geht.

Weniger Rückfragen

Strukturierte Angaben helfen, unnötige Rückrufe und wiederholtes Nachfragen zu reduzieren.

Dringende Anliegen schneller erkennen

Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, KI bearbeitet Anfragen automatisch und übergibt nur bei schwierigen Fällen an das Team

Mit einem konkreten Engpass starten

Beginnen Sie dort, wo heute die meisten Anrufe verloren gehen oder am meisten Zeit kosten und erweitern Sie erst, wenn es sich rechnet.

Klare Regeln statt KI-Spielerei

Nicht jeder Anruf ist gleich dringend.

Für bestimmte Anliegen lassen sich Fragen, Hinweise und Übergabewege vorab definieren. Bei einer Schadensmeldung kann die KI zum Beispiel nach dem betroffenen Bereich und der aktuellen Situation fragen. Welche Einstufung daraus folgt, muss mit Ihrer Hausverwaltung abgestimmt und anhand typischer Fälle getestet werden.

Wichtig: Die KI ersetzt weder Ihre Notfallorganisation noch eine fachliche Einschätzung. Für kritische Situationen braucht es klare Zuständigkeiten und einen verlässlichen Eskalationsweg.

Fragen festlegen

Welche Angaben sind nötig, damit Ihr Team die Lage einschätzen kann?

Zuständigkeit definieren

Wer wird bei welchem Anliegen informiert und über welchen Weg?

Mit Beispielen testen

Wir prüfen typische und schwierige Gesprächsverläufe, bevor die KI produktiv eingesetzt wird.

Technik, die zu Ihnen passt

Nahtlose Integration in Ihre Tools und Systeme

Ob eine Verbindung zu Ihrer Telefonanlage, Verwaltungssoftware, Ihrem Ticketsystem oder E-Mail-Prozess möglich und wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und den konkreten Anforderungen ab.

Wir versprechen keine pauschale Integration in jede Software. Wir klären zuerst, welche Daten tatsächlich übertragen werden müssen und ob eine einfache Übergabe für den Start bereits ausreicht.

Technische Möglichkeiten besprechen

Für welche Hausverwaltung?

Für welche Hausverwaltung eignet sich unser KI-Telefonassistent?

Unser KI-Telefonassistent eignet sich für verschiedene Hausverwaltungen, darunter Wohneigentumsverwaltungen, Mietverwaltungen oder Sondereigentumsverwaltungen.

Wohneigentumsverwaltung

Wenn Eigentümer Rückfragen zu Abrechnungen, Beschlüssen oder Instandhaltungsmaßnahmen haben und wichtige Anliegen zuverlässig erfasst und an die zuständigen Ansprechpartner weitergegeben werden müssen.

Mietverwaltung

Wenn Mieter Schäden melden, Fragen zur Wohnung haben oder einen Rückruf benötigen. Callesy nimmt die Anliegen auf und hilft dabei, dringende Schadensmeldungen von allgemeinen Rückfragen zu unterscheiden.

Sondereigentumsverwaltung

Wenn Eigentümer und Mieter Anliegen zu einzelnen Wohnungen melden und Abstimmungen mit Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern erforderlich sind. Callesy erfasst die Informationen strukturiert, damit Rückrufe gezielter bearbeitet werden können.

So konfigurieren wir ihren KI-Telefonassistenten

KI-Agent Entwicklungsfortschritt

SCHRITT 1

Anforderungen verstehen

Wir schauen uns an, wann Anrufe verpasst werden, welche Anliegen besonders häufig eingehen und wie Rückrufe heute bearbeitet werden. Gemeinsam prüfen wir, ob Callesy Ihren Engpass sinnvoll lösen kann.

Analyse Ihrer Erreichbarkeit

Anrufaufkommen und Rückrufstau verstehen

Wirtschaftlichkeit und passenden Einsatzbereich prüfen

SCHRITT 2

Ablauf und Pilot festlegen

Wir legen fest, welche Anrufe Callesy übernehmen soll, welche Informationen erfasst werden und wie normale Anliegen von dringenden Schadensmeldungen unterschieden werden.

Häufige Anrufgründe priorisieren

Fragen und Gesprächsabläufe festlegen

Weiterleitung und Eskalation definieren

SCHRITT 3

Pilotphase starten

Wir richten den vereinbarten Ablauf für einen begrenzten Pilotversuch ein. Dabei prüfen wir auch, wie Anrufinformationen an Ihr Team übergeben werden und welche technischen Anbindungen tatsächlich möglich sind.

Pilotablauf einrichten

Übergabeweg und mögliche Schnittstellen prüfen

Gespräche und Eskalationsfälle testen

SCHRITT 4

KI-Assistent anbinden

Wir schalten den Telefonassistenten für die vereinbarten Situationen frei. Zum Beispiel bei besetzter Leitung oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Ihr Team erhält strukturierte Informationen und klar gekennzeichnete dringende Anliegen.

Team und Zuständigkeiten vorbereiten

Qualität und Übergaben überprüfen

Weitere Abläufe erst nach erfolgreichem Test ergänzen

PRODUKTIVER ASSISTENT

Ihr KI-Telefonassistent ist im Einsatz

Callesy nimmt vereinbarte Anrufe entgegen und bereitet Anliegen strukturiert vor. Wir prüfen gemeinsam, ob sich verpasste Anrufe, Rückfragen und der Aufwand für Ihr Team tatsächlich reduzieren – und optimieren den Ablauf anhand der Ergebnisse.

Wer hinter Callesy steht

„Ich bin überzeugt, dass KI die Zukunft der Hausverwaltung entscheidend mitgestalten wird. Gerade bei der telefonischen Erreichbarkeit kann sie einen echten Unterschied machen. Sie fängt Anrufe auf, wenn das Team ausgelastet ist, strukturiert Anliegen und sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Mit Callesy möchten wir Hausverwaltungen dabei unterstützen, ihren Arbeitsalltag einfacher, effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten, damit Menschen sich auf das konzentrieren können, was wirklich ihre Aufmerksamkeit braucht.“

Geschäftsführer von Callesy

Häufige Fragen

FAQ zu unserem KI Telefonassistenten für Hausverwaltungen

Gemeinsam arbeiten

Brauchen Sie wirklich einen KI Telefonassistenten?

Wir besprechen Ihr Anrufaufkommen, Rückrufstau und den Umgang mit dringenden Schadensmeldungen. Anschließend prüfen wir, ob Callesy Ihren konkreten Engpass wirtschaftlich sinnvoll lösen kann.

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