Einzelpraxen und kleine Teams
Wenn Sie selbst behandeln und nebenbei Terminwünsche, Absagen und Rückrufe organisieren müssen. Callesy nimmt Anfragen auf, während Sie bei Ihren Patient:innen bleiben.
KI-Telefonassistent für Physiotherapiepraxen
Sie behandeln. Callesy geht ans Telefon.
Ob Sie gerade behandeln, dokumentieren oder zwischen zwei Terminen sind: Wenn niemand ans Telefon gehen kann, nimmt Callesy den Anruf entgegen, erfasst das Anliegen und hält Rückrufwünsche fest. So gehen neue Patient:innenanfragen und Terminwünsche nicht im Praxisalltag unter.
Kennenlerngespräch vereinbaren
Für Physiotherapiepraxen, die während der Behandlung nicht ans Telefon können
KI
KI-Assistent für Ihre Physiotherapiepraxis
Beispiel: Eine Patientin möchte einen Termin vereinbaren
Anrufer
Guten Tag, ich brauche Physiotherapie und möchte gerne einen Termin vereinbaren.
Assistent
Gerne nehme ich Ihre Anfrage auf. Wie ist Ihr Name und unter welcher Telefonnummer können wir Sie erreichen?
Anrufer
Mein Name ist Max Mustermann. Sie erreichen mich am besten heute Nachmittag. Ich habe eine ärztliche Verordnung.
Assistent
Vielen Dank. Ich notiere Ihre Kontaktdaten und den Terminwunsch und gebe Ihre Anfrage an das Praxisteam weiter.
Der Praxisalltag
Mitten in der Behandlung – und das Telefon klingelt schon wieder
Wenn Sie Patient:innen behandeln, Befunde dokumentieren oder Therapiepläne vorbereiten, können Sie nicht bei jedem Klingeln rangehen. Später wartet die Rückrufliste – und Terminwünsche, Fragen zur Verordnung oder Absagen müssen zusätzlich bearbeitet werden.
Während der Behandlung ist das Telefon Nebensache
Sie konzentrieren sich auf Ihre Patient:innen. Das Telefon muss warten – und neue Patient:innen, Terminwünsche oder Rückfragen landen auf der Mailbox oder bleiben unbeantwortet.
Rückrufe und Terminfragen sammeln sich
Zwischen zwei Behandlungen bleibt oft wenig Zeit für Rückrufe. Wenn Kontaktdaten oder das Anliegen fehlen, kostet das erneutes Nachfragen und unterbricht den Praxisablauf.
Neue Patient:innen nicht verlieren
Wer einen Termin sucht und niemanden erreicht, probiert es womöglich bei einer anderen Praxis. Callesy erfasst die Anfrage und hilft dabei, Rückrufwünsche geordnet an das Praxisteam weiterzugeben.
Weniger Telefonstress, mehr Zeit für die Behandlung
Das übernimmt der KI-Telefonassistent für Physiotherapiepraxen
Callesy nimmt Anrufe an, wenn das Praxisteam gerade nicht erreichbar ist, erfasst Kontaktdaten, Terminwünsche und Anliegen und bereitet den Rückruf vor. Welche Fragen gestellt und welche Anrufe weitergegeben werden, richten wir nach Ihren Praxisabläufen aus.
Nimmt Anfragen entgegen
Callesy nimmt Anfragen von neuen und bestehenden Patient:innen auf und gibt die wichtigsten Angaben an das Praxisteam weiter.
Erfasst wichtige Angaben zur Anfrage
Name, Rückrufnummer, Terminwunsch und Anliegen: So weiß das Praxisteam vor dem Rückruf schon, worum es geht.
Beantwortet häufige Standardfragen
Häufige Fragen zu Öffnungszeiten, Erreichbarkeit, Terminabläufen oder mitzubringenden Unterlagen kann Callesy anhand Ihrer festgelegten Informationen beantworten.
Hält Rückrufwünsche fest
Callesy notiert, wann Anrufer:innen am besten erreichbar sind, damit Rückrufe besser zwischen Behandlungen und Bürozeiten passen.
Nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an
Wenn mehrere Patient:innen gleichzeitig anrufen, muss nicht jede Person auf eine freie Leitung warten. Callesy kann mehrere Gespräche parallel entgegennehmen.
Anrufinhalte schriftlich festhalten
Gesprächsinhalte können als Text verfügbar gemacht werden, damit das Praxisteam wichtige Angaben später nachlesen kann, statt sich auf Notizzettel oder das Gedächtnis zu verlassen.
Erfahrungen mit Callesy
Die folgenden Rückmeldungen stammen aus anderen Branchen. Wie Callesy in Ihrer Physiotherapiepraxis eingesetzt wird, richten wir nach Ihren Abläufen aus.
„Ich dachte garnicht daran KI einzusetzen, für mich war es Spielerei, bis ich vom gegenteil überzeugt wurde. Jetzt muss ich kaum mehr ans Telefon während ich mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.“
Thomas H. von Quickprove
„Wir wurden komplett überflutet mit irrelevanten Anfragen, jetzt werden diese vorqualifziert und nur die relevanten weitergeleitet.“
Seval Ö. von KJP Essen
„Callesy hat unseren Vertriebsprozess deutlich effizienter gemacht. E-Mails werden automatisch bearbeitet, Anfragen vorqualifiziert und Follow-ups zuverlässig angestoßen. Die Jungs machen das einfach super!“
Sebastian Manthey von Zweitvertrieb
„Die KI ruft Bewerber automatisch an, führt ein kurzes Erstgespräch und prüft in einem individuellen Rollenspiel direkt, wie sie in typischen Situationen reagieren. Unglaublich was heute mit KI alles möglich ist.“
Zekariya G. von Direct Smart Group
Mehr Ruhe in der Behandlung. Weniger Stress am Telefon.
Sie müssen nicht jede Arbeit unterbrechen, nur weil das Telefon klingelt. Callesy nimmt Anfragen auf, sammelt die wichtigsten Infos und bereitet Rückrufe vor – damit Sie sich auf die Patient:innen vor Ihnen konzentrieren können.
Auch während des Einsatzes erreichbar bleiben
Weniger Rückfragen, gezieltere Rückrufe
Dringendes von normalen Anfragen unterscheiden
Erst den größten Zeitfresser lösen
Praktisch eingerichtet statt KI-Spielerei
Nicht jeder Anruf braucht sofort eine Unterbrechung.
Für typische Anfragen legen wir Fragen und Übergabewege vorab fest. Callesy kann zum Beispiel nach Gewerk, Einsatzort, Anliegen, Terminwunsch und Rückrufnummer fragen. Welche Anliegen als dringend gelten und wer informiert wird, entscheiden Sie – und wir testen die Abläufe mit Beispielen aus Ihrem Betriebsalltag.
Wichtig: Die KI ersetzt keine fachliche Einschätzung vor Ort und keine Notfallorganisation. Für kritische Situationen brauchen Sie klare Zuständigkeiten und einen verlässlichen Weg, die richtige Person zu erreichen.
01
Fragen festlegen
Welche Infos brauchen Sie, bevor Sie zurückrufen oder einen Einsatz planen?
02
Zuständigkeit definieren
Wer übernimmt welche Anfrage – und wie wird die Person erreicht?
03
Typische Anrufe gemeinsam testen
Wir testen typische und knifflige Anrufe, bevor Callesy im Alltag für Ihre Patient:innen erreichbar ist.
Technik, die zu Ihnen passt
Anbindung an Ihre Telefonanlage und Praxissoftware
Ob eine Verbindung zu Ihrer Telefonanlage, Praxissoftware, Ihrem Kalender oder E-Mail-Prozess möglich und sinnvoll ist, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und Ihren Anforderungen ab.
Wir versprechen keine pauschale Integration in jede Software. Wir klären zuerst, welche Informationen übertragen werden sollen und ob für den Start eine einfache Übergabe per E-Mail oder Nachricht ausreicht.
Passende Anbindung besprechen
Für welche Physiotherapiepraxis?
Für welche Physiotherapiepraxen eignet sich Callesy?
Callesy kann für Einzelpraxen und größere Physiotherapiezentren interessant sein – besonders dann, wenn Anrufe während der Behandlung eingehen und nicht immer sofort beantwortet werden können.
Praxen mit mehreren Therapeut:innen
Wenn mehrere Therapeut:innen und das Empfangsteam viele Termine und Rückfragen koordinieren. Callesy sammelt Angaben und hilft dabei, Anfragen an die richtige Stelle weiterzugeben.
Praxen mit hohem Terminaufkommen
Wenn täglich neue Terminanfragen, Verschiebungen und Rückrufwünsche eingehen. Callesy nimmt Anliegen auf und hilft, sie nach Ihren vereinbarten Abläufen zu sortieren.
So richten wir Callesy für Ihre Physiotherapiepraxis ein
SCHRITT 1
Ihren Praxisalltag verstehen
Wir schauen uns an, wann Sie Anrufe verpassen, welche Anfragen häufig reinkommen und wie Rückrufe heute laufen. Gemeinsam finden wir heraus, wo Callesy Sie sinnvoll entlasten kann.
Ihre Erreichbarkeit im Alltag prüfen
Häufige Anfragen und offene Rückrufe erfassen
Wirtschaftlichkeit und passenden Einsatzbereich prüfen
SCHRITT 2
Fragen und Übergaben festlegen
Wir legen fest, welche Anrufe Callesy übernehmen soll, welche Angaben nötig sind und wie dringende Servicefälle von normalen Angebots- oder Rückrufanfragen unterschieden werden.
Häufige Anrufgründe priorisieren
Fragen und Gesprächsabläufe festlegen
Zuständigkeiten und zeitkritische Rückrufwünsche definieren
SCHRITT 3
Pilotphase starten
Wir richten den Ablauf zunächst für einen begrenzten Test ein. Dabei prüfen wir, wie die Anrufinformationen bei Ihnen ankommen und welche technischen Anbindungen möglich sind.
Den vereinbarten Ablauf testen
Übergabeweg und mögliche Schnittstellen prüfen
Typische Anfragen und zeitkritische Rückrufwünsche testen
SCHRITT 4
KI-Assistent anbinden
Wir schalten Callesy für die vereinbarten Situationen frei – zum Beispiel, wenn Sie nicht rangehen können oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Ihr Betrieb erhält strukturierte Informationen und entsprechend gekennzeichnete Anfragen.
Ansprechpersonen und Übergaben vorbereiten
Gesprächsqualität und Übergaben prüfen
Weitere Abläufe erst nach erfolgreichem Test ergänzen
PRODUKTIVER ASSISTENT
Callesy nimmt Anrufe für Ihren Betrieb entgegen
Callesy nimmt die vereinbarten Anrufe entgegen und bereitet Anfragen strukturiert vor. Gemeinsam prüfen wir, ob Sie weniger Anrufe verpassen, Rückrufe gezielter erledigen und im Alltag spürbar entlastet werden – und verbessern den Ablauf anhand der Ergebnisse.
Wer hinter Callesy steht
„Ich bin überzeugt, dass KI Physiotherapiepraxen im Alltag sinnvoll entlasten kann. Gerade bei der telefonischen Erreichbarkeit macht es einen Unterschied, wenn Anrufe nicht verloren gehen, nur weil gerade behandelt oder dokumentiert wird. Mit Callesy möchten wir Praxen helfen, Anfragen strukturiert aufzunehmen und Rückrufe besser vorzubereiten – damit mehr Zeit für die Patient:innen bleibt.“
Geschäftsführer von Callesy
Häufige
Fragen
FAQ zu unserem KI-Telefonassistenten für Physiotherapiepraxen
Gemeinsam arbeiten
Praxisalltag entlasten
Wie viele Behandlungen werden durch Telefonate unterbrochen?
Wir sprechen darüber, wann Anrufe bei Ihnen eingehen, wie viele Rückrufe offen bleiben und welche Terminfragen Ihr Team täglich erreichen. Anschließend prüfen wir gemeinsam, ob Callesy zu Ihrer Praxis und Ihren Abläufen passt.