Stadthotels und Businesshotels
Wenn viele Gäste gleichzeitig anreisen, Fragen zu Anfahrt, Parken oder Check-in haben und das Team parallel telefonische Anfragen bearbeiten muss.
KI-Telefonassistent für Hotels
Kein Anruf mehr unbeantwortet
Wenn an der Rezeption gerade Gäste einchecken, das Telefon klingelt oder Ihr Team außerhalb der Öffnungszeiten nicht erreichbar ist, nimmt Callesy Anrufe entgegen, erfasst das Anliegen und bereitet den nächsten Schritt vor.
Beratungsgespräch vereinbaren
Für Hotels, die Gästeanfragen zuverlässig auffangen möchten
KI
KI-Assistent für Hotels
Beispiel für eine Zimmer- und Buchungsanfrage
Gast
Guten Tag, ich würde gerne wissen, ob Sie für Freitag noch ein Doppelzimmer frei haben.
Assistent
Gerne. Für wie viele Personen möchten Sie buchen und wie lange möchten Sie bleiben?
Gast
Für zwei Personen, von Freitag bis Sonntag.
Assistent
Vielen Dank. Ich nehme Ihre Anfrage auf, damit Ihr Team die Verfügbarkeit prüfen und sich bei Ihnen melden kann.
Die Herausforderung im Hotelalltag
An der Rezeption kann man nicht überall gleichzeitig sein
Wenn Mitarbeitende Gäste begrüßen, Check-ins abwickeln oder Fragen vor Ort beantworten, klingelt das Telefon weiter. Neue Buchungsanfragen, Fragen zu Angeboten und Änderungswünsche bleiben dann schnell liegen – auch außerhalb der Öffnungszeiten.
Die Rezeption hat alle Hände voll zu tun
Während das Team Gäste betreut oder Check-ins erledigt, kommen weitere Anrufe rein. Nicht jeder potenzielle Gast erreicht sofort jemanden.
Buchungsanfragen bleiben liegen
Wenn Kontaktdaten oder Reisedaten fehlen, muss das Team nachtelefonieren. Bis dahin hat sich der Gast womöglich schon für ein anderes Hotel entschieden.
Wichtige Gästeanliegen nicht übersehen
Beschwerden, kurzfristige Änderungen oder dringende Anliegen sollten an die richtige Ansprechperson gelangen, statt zwischen Anrufen und Gästebetrieb unterzugehen.
Unsere Lösung
Das kann der KI-Telefonassistent für Hotels
Callesy fängt Anrufe ab, wenn die Rezeption beschäftigt oder nicht besetzt ist, erfasst die wichtigsten Informationen und bereitet die Bearbeitung vor. Welche Aufgaben automatisiert werden, legen wir passend zu Ihren Abläufen fest.
Bearbeitet Anliegen
Unser KI-Telefonassistent nimmt Gästeanliegen auf, sortiert sie nach Ihrem Ablauf und leitet sie an die zuständige Ansprechperson weiter.
Strukturiert Informationen
Buchungswünsche, Reisedaten, Personenzahl und Rückrufwünsche werden strukturiert erfasst, damit Ihr Team direkt weiß, worum es geht.
Beantwortet Fragen
Häufige Fragen zu Check-in, Check-out, Parkmöglichkeiten oder Frühstück können – sofern entsprechend eingerichtet – automatisch beantwortet werden.
Vereinbart Rückrufe
Wenn eine Anfrage persönlich geklärt werden muss, kann der Assistent einen Rückrufwunsch samt Kontaktdaten aufnehmen.
Bearbeitet Anrufe parallel
Mehrere Gäste können gleichzeitig anrufen, ohne dass jeder Anruf von der gerade besetzten Rezeption abhängt.
Transkribiert Anrufe
Gesprächsinhalte können als Text festgehalten werden, damit wichtige Angaben zu Anfragen und Rückrufen nachvollziehbar bleiben. Die konkrete Umsetzung stimmen wir mit Ihnen ab.
Kundenstimmen
„Ich dachte garnicht daran KI einzusetzen, für mich war es Spielerei, bis ich vom gegenteil überzeugt wurde. Jetzt muss ich kaum mehr ans Telefon während ich mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.“
Thomas H. von Quickprove
„Wir wurden komplett überflutet mit irrelevanten Anfragen, jetzt werden diese vorqualifziert und nur die relevanten weitergeleitet.“
Seval Ö. von KJP Essen
„Callesy hat unseren Vertriebsprozess deutlich effizienter gemacht. E-Mails werden automatisch bearbeitet, Anfragen vorqualifiziert und Follow-ups zuverlässig angestoßen. Die Jungs machen das einfach super!“
Sebastian Manthey von Zweitvertrieb
„Die KI ruft Bewerber automatisch an, führt ein kurzes Erstgespräch und prüft in einem individuellen Rollenspiel direkt, wie sie in typischen Situationen reagieren. Unglaublich was heute mit KI alles möglich ist.“
Zekariya G. von Direct Smart Group
Vorteile des KI-Telefonassistenten für Hotels
Die KI hilft Ihrem Team im laufenden Hotelbetrieb: Sie fängt Anrufe auf, erfasst Gästeanliegen und bereitet klare Übergaben vor – damit die Rezeption sich auf die Gäste vor Ort konzentrieren kann.
Auch während des Check-ins erreichbar bleiben
Weniger Rückfragen und Nachtelefonieren
Wichtige Anliegen gezielt weiterleiten
Mit einem konkreten Engpass starten
Klare Regeln statt KI-Spielerei
Nicht jede Gästeanfrage braucht denselben Ablauf.
Für bestimmte Anliegen lassen sich Fragen, Hinweise und Übergabewege vorab definieren. Bei einer Buchungsanfrage kann die KI beispielsweise nach Reisedaten, Personenzahl und Zimmerwunsch fragen. Bei einer Beschwerde oder kurzfristigen Änderung kann eine andere Übergabe vorgesehen werden. Die Abläufe werden anhand typischer Fälle mit Ihrem Team abgestimmt und getestet.
Wichtig: Die KI ersetzt weder Ihr Rezeptions- und Beschwerdemanagement noch Ihre Notfallabläufe. Für dringende Situationen braucht es klare Zuständigkeiten und einen verlässlichen Eskalationsweg.
01
Fragen festlegen
Welche Angaben braucht Ihr Team, um eine Anfrage schnell zu bearbeiten?
02
Zuständigkeit definieren
Wer übernimmt Buchungsfragen, Beschwerden, Sonderwünsche oder dringende Anliegen?
03
Mit Beispielen testen
Wir prüfen typische und schwierige Gesprächsverläufe, bevor die KI produktiv eingesetzt wird.
Technik, die zu Ihnen passt
Anbindung an Ihre Telefonie und Hotel-Systeme
Ob eine Verbindung zu Ihrer Telefonanlage, Buchungssoftware, Ihrem Property-Management-System (PMS) oder E-Mail-Prozess möglich und sinnvoll ist, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und Ihren Anforderungen ab.
Wir versprechen keine pauschale Integration in jede Software. Wir klären zuerst, welche Daten tatsächlich übertragen werden müssen und ob eine einfache Übergabe für den Start bereits ausreicht.
Technische Möglichkeiten besprechen
Für welche Hotels?
Für welche Hotels eignet sich unser KI-Telefonassistent?
Callesy eignet sich für Hotels, die Gästeanfragen zuverlässiger auffangen, die Rezeption entlasten und Informationen zu Buchungswünschen strukturiert aufnehmen möchten.
Ferienhotels und Resorts
Wenn Gäste Fragen zu Zimmern, Verpflegung, Angeboten oder Aufenthaltsdaten haben. Callesy kann Anfragen aufnehmen und die relevanten Angaben für die Bearbeitung vorbereiten.
Kleinere Hotels und Familienbetriebe
Wenn wenige Mitarbeitende mehrere Aufgaben gleichzeitig stemmen. Der Assistent fängt Anrufe ab, erfasst Rückrufwünsche und hilft dabei, dass keine potenzielle Buchungsanfrage einfach untergeht.
So konfigurieren wir Ihren KI-Telefonassistenten für Ihr Hotel
SCHRITT 1
Anforderungen verstehen
Wir schauen uns an, wann Anrufe verpasst werden, welche Fragen Gäste besonders häufig stellen und wie Buchungsanfragen und Rückrufe heute bearbeitet werden. Gemeinsam prüfen wir, ob Callesy Ihren Engpass sinnvoll lösen kann.
Analyse Ihrer Erreichbarkeit
Anrufaufkommen und Gästeanfragen verstehen
Wirtschaftlichkeit und passenden Einsatzbereich prüfen
SCHRITT 2
Ablauf und Pilot festlegen
Wir legen fest, welche Anrufe Callesy übernehmen soll, welche Angaben bei Buchungsanfragen erfasst werden und wann ein Anliegen direkt an Ihr Team weitergeleitet wird.
Häufige Gästeanfragen priorisieren
Fragen und Gesprächsabläufe festlegen
Weiterleitung und Eskalation definieren
SCHRITT 3
Pilotphase starten
Wir richten den vereinbarten Ablauf für einen begrenzten Pilotversuch ein. Dabei prüfen wir auch, wie Anrufinformationen an Ihr Team übergeben werden und welche technischen Anbindungen tatsächlich möglich sind.
Pilotablauf einrichten
Übergabeweg und mögliche Schnittstellen prüfen
Gespräche und Eskalationsfälle testen
SCHRITT 4
KI-Assistent anbinden
Wir schalten den Telefonassistenten für die vereinbarten Situationen frei – zum Beispiel bei besetzter Leitung, während Stoßzeiten oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Ihr Team erhält strukturierte Informationen und klar gekennzeichnete Anliegen.
Team und Zuständigkeiten vorbereiten
Qualität und Übergaben überprüfen
Weitere Abläufe erst nach erfolgreichem Test ergänzen
PRODUKTIVER ASSISTENT
Ihr KI-Telefonassistent ist im Einsatz
Callesy nimmt vereinbarte Anrufe entgegen und bereitet Anliegen strukturiert vor. Wir prüfen gemeinsam, ob sich verpasste Anrufe, Rückfragen und der Aufwand für Ihr Team tatsächlich reduzieren – und optimieren den Ablauf anhand der Ergebnisse.
Wer hinter Callesy steht
„Ich bin überzeugt, dass KI den Hotelalltag sinnvoll unterstützen kann. Gerade wenn an der Rezeption viel los ist, kann sie einen echten Unterschied machen: Sie fängt Anrufe auf, strukturiert Gästeanfragen und sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Mit Callesy möchten wir Hotels dabei unterstützen, ihr Team zu entlasten und mehr Raum für das zu schaffen, was zählt: gute Gästebetreuung.“
Geschäftsführer von Callesy
Häufige
Fragen
FAQ zu unserem KI-Telefonassistenten für Hotels
Gemeinsam arbeiten
Hotel-Abläufe besprechen
Brauchen Sie wirklich einen KI Telefonassistenten?
Wir besprechen Ihr Anrufaufkommen, häufige Gästeanfragen und verpasste Buchungsmöglichkeiten. Anschließend prüfen wir, ob Callesy Ihren konkreten Engpass sinnvoll lösen kann.