Kleine Zahnarztpraxen
Wenn Zahnärztin oder Zahnarzt und Assistenz zugleich behandeln, organisieren und telefonieren müssen. Callesy nimmt Anrufe entgegen, während sich das Team um die Patienten vor Ort kümmert.
KI-Telefonassistent für Zahnarztpraxen
Sie behandeln Patienten. Callesy geht ans Telefon.
Ob gerade eine Behandlung läuft, das Praxisteam am Empfang beschäftigt ist oder mehrere Leitungen klingeln: Callesy nimmt Anrufe entgegen, erfasst das Anliegen und hält Rückruf- oder Terminwünsche fest. So gehen neue Patientenanfragen und wichtige Anliegen nicht im Praxisalltag unter.
Kennenlerngespräch vereinbaren
Für Zahnarztpraxen, die während der Behandlung erreichbar bleiben möchten
KI
KI-Assistent für Ihre Zahnarztpraxis
Beispiel: Ein Patient bittet um einen Termin
Anrufer
Guten Tag, ich habe seit gestern starke Zahnschmerzen und brauche möglichst zeitnah einen Termin.
Assistent
Ich nehme Ihr Anliegen auf. Wie ist Ihr Name und unter welcher Telefonnummer können wir Sie erreichen?
Anrufer
Max Mustermann. Sie erreichen mich unter 0123 456789 am besten vormittags.
Assistent
Danke. Ich notiere Ihre Angaben und Ihren Wunsch nach einem zeitnahen Termin und gebe die Anfrage an das Praxisteam weiter. Bei akuten Beschwerden entscheidet das Praxisteam über das weitere Vorgehen.
Der Alltag in der Zahnarztpraxis
Die Behandlung läuft – und das Telefon klingelt schon wieder
Wenn im Behandlungszimmer gearbeitet wird, am Empfang Patienten betreut werden oder mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen, kann nicht jedes Klingeln sofort beantwortet werden. Später wartet die Rückrufliste – und es kostet Zeit, herauszufinden, ob es um einen Termin, eine Neupatientenanfrage oder akute Beschwerden geht.
Während der Behandlung ist niemand frei
Während Zahnärztinnen, Zahnärzte und Assistenz konzentriert behandeln, klingelt das Telefon weiter. Das Praxisteam soll gleichzeitig Patienten empfangen, organisatorische Fragen klären und Anrufe beantworten.
Terminwünsche und Rückrufe sammeln sich
Zwischen Behandlungen bleibt wenig Zeit für Rückrufe. Fehlen Name, Telefonnummer oder der Grund des Anrufs, muss das Team erneut nachfragen und verliert wertvolle Zeit.
Neue Patienten und dringende Anliegen nicht verlieren
Wer einen Termin sucht oder akute Zahnbeschwerden hat, versucht es womöglich in einer anderen Praxis. Callesy erfasst das Anliegen und hilft dem Team, Rückrufwünsche nach den vereinbarten Regeln einzuordnen. Die medizinische Einschätzung bleibt beim Praxisteam.
Weniger Telefonstress, mehr Zeit für Ihre Patienten
Das übernimmt der KI-Telefonassistent für Zahnarztpraxen
Callesy nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team gerade nicht frei ist, erfasst Kontaktdaten sowie Termin- und Rückrufwünsche und bereitet die Weiterbearbeitung vor. Welche Fragen gestellt und welche Anrufe weitergegeben werden, richten wir nach Ihren Praxisabläufen aus.
Nimmt Anrufe und Terminanfragen entgegen
Callesy nimmt Anfragen von Neupatienten, Terminwünsche und allgemeine Anliegen auf und gibt die Angaben an das Praxisteam weiter.
Erfasst die wichtigsten Patientendaten
Name, Rückrufnummer und Grund des Anrufs: So weiß das Team vor dem Rückruf, worum es geht und was organisatorisch vorbereitet werden muss.
Beantwortet häufige Praxisfragen
Fragen zu Öffnungszeiten, Erreichbarkeit, Anfahrt oder organisatorischen Abläufen kann Callesy anhand der von Ihnen freigegebenen Informationen beantworten.
Hält Termin- und Rückrufwünsche fest
Callesy notiert, wann Patienten am besten erreichbar sind und welche Terminwünsche sie haben, damit das Praxisteam gezielter zurückrufen kann.
Nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an
Wenn mehrere Patienten gleichzeitig anrufen, muss nicht jeder auf eine freie Leitung warten. Callesy kann mehrere Gespräche parallel entgegennehmen.
Anrufinhalte schriftlich festhalten
Gesprächsinhalte können als Text verfügbar gemacht werden, damit wichtige organisatorische Angaben nachvollziehbar bleiben. Welche Informationen verarbeitet werden, stimmen wir passend zu Ihren Datenschutzanforderungen ab.
Erfahrungen mit Callesy
Die folgenden Rückmeldungen stammen aus anderen Branchen. Wie Callesy in Ihrer Zahnarztpraxis eingesetzt wird, richten wir nach Ihren Abläufen aus.
„Ich dachte garnicht daran KI einzusetzen, für mich war es Spielerei, bis ich vom gegenteil überzeugt wurde. Jetzt muss ich kaum mehr ans Telefon während ich mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.“
Thomas H. von Quickprove
„Wir wurden komplett überflutet mit irrelevanten Anfragen, jetzt werden diese vorqualifziert und nur die relevanten weitergeleitet.“
Seval Ö. von KJP Essen
„Callesy hat unseren Vertriebsprozess deutlich effizienter gemacht. E-Mails werden automatisch bearbeitet, Anfragen vorqualifiziert und Follow-ups zuverlässig angestoßen. Die Jungs machen das einfach super!“
Sebastian Manthey von Zweitvertrieb
„Die KI ruft Bewerber automatisch an, führt ein kurzes Erstgespräch und prüft in einem individuellen Rollenspiel direkt, wie sie in typischen Situationen reagieren. Unglaublich was heute mit KI alles möglich ist.“
Zekariya G. von Direct Smart Group
Mehr Ruhe im Behandlungszimmer. Weniger Stress am Telefon.
Sie müssen nicht jede Arbeit unterbrechen, nur weil das Telefon klingelt. Callesy nimmt Anfragen auf, sammelt die wichtigsten Infos und bereitet Rückrufe vor – damit Ihr Team sich auf die Patienten vor Ort konzentrieren kann.
Auch während der Behandlung erreichbar bleiben
Weniger Rückfragen, gezieltere Rückrufe
Dringendes von normalen Anfragen unterscheiden
Erst den größten Zeitfresser lösen
Praktisch eingerichtet statt KI-Spielerei
Nicht jeder Anruf braucht sofort eine Unterbrechung.
Für typische Anfragen legen wir Fragen und Übergabewege vorab fest. Callesy kann zum Beispiel nach Name, Rückrufnummer, Anliegen und gewünschtem Zeitraum fragen. Welche Anrufe direkt ans Team gehen und wie akute Beschwerden weitergeleitet werden, stimmen wir mit Ihrer Praxis ab und testen die Abläufe anhand typischer Gesprächsbeispiele.
Wichtig: Die KI stellt keine Diagnose und ersetzt keine medizinische Einschätzung oder Ihre Notfallabläufe. Für akute Beschwerden braucht es klare Zuständigkeiten und einen verlässlichen Weg zum Praxisteam.
01
Fragen festlegen
Welche Angaben braucht Ihr Team, um einen Rückruf oder Terminwunsch sinnvoll zu bearbeiten?
02
Zuständigkeit definieren
Wer übernimmt welche Anfrage und wie wird die zuständige Person informiert?
03
Typische Anrufe gemeinsam testen
Wir testen typische und schwierige Gesprächsverläufe, bevor Callesy im Praxisalltag eingesetzt wird.
Technik, die zu Ihnen passt
Anbindung an Ihre Telefonanlage und vorhandenen Tools
Ob eine Verbindung zu Ihrer Telefonanlage, Praxisverwaltungssystem, Ihrem Kalender, CRM oder E-Mail-Prozess möglich und sinnvoll ist, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und Ihren Anforderungen ab.
Wir versprechen keine pauschale Integration in jede Software. Wir klären zuerst, welche Informationen übertragen werden sollen und ob für den Start eine einfache Übergabe per E-Mail oder Nachricht ausreicht.
Passende Anbindung besprechen
Für welche Zahnarztpraxis?
Für welche Zahnarztpraxen eignet sich Callesy?
Callesy kann für Praxen unterschiedlicher Größe interessant sein – besonders dann, wenn das Team viele Anrufe zu Terminen, Neupatienten und organisatorischen Fragen erhält und nicht jeden Anruf sofort beantworten kann.
Praxen mit stark ausgelastetem Empfang
Wenn am Empfang Patienten eingecheckt, Termine koordiniert und Rückfragen beantwortet werden. Callesy sammelt die Angaben und hilft dabei, Anrufe an die richtige Person weiterzugeben.
Praxen mit vielen Termin- und Neupatientenanfragen
Wenn täglich Terminwünsche, Absagen, Neupatientenanfragen und Rückrufbitten eingehen. Callesy nimmt die Anliegen auf und hilft dabei, sie nach den mit Ihrer Praxis vereinbarten Regeln weiterzuleiten.
So richten wir Callesy für Ihre Zahnarztpraxis ein
SCHRITT 1
Ihren Betriebsalltag verstehen
Wir schauen uns an, wann Sie Anrufe verpassen, welche Anfragen häufig reinkommen und wie Rückrufe heute laufen. Gemeinsam finden wir heraus, wo Callesy Sie sinnvoll entlasten kann.
Ihre Erreichbarkeit im Alltag prüfen
Häufige Anfragen und offene Rückrufe erfassen
Praxisabläufe und passenden Einsatzbereich prüfen
SCHRITT 2
Fragen und Übergaben festlegen
Wir legen fest, welche Anrufe Callesy übernehmen soll, welche Angaben nötig sind und wie dringende Servicefälle von normalen Termin- oder Rückrufanfragen unterschieden werden.
Häufige Anrufgründe priorisieren
Fragen und Gesprächsabläufe festlegen
Zuständigkeiten und dringende Fälle definieren
SCHRITT 3
Pilotphase starten
Wir richten den Ablauf zunächst für einen begrenzten Test ein. Dabei prüfen wir, wie die Anrufinformationen bei Ihnen ankommen und welche technischen Anbindungen möglich sind.
Den vereinbarten Ablauf testen
Übergabeweg und mögliche Schnittstellen prüfen
Typische Anfragen und dringende Fälle testen
SCHRITT 4
KI-Assistent anbinden
Wir schalten Callesy für die vereinbarten Situationen frei – zum Beispiel, wenn Sie nicht rangehen können oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Ihr Betrieb erhält strukturierte Informationen und entsprechend gekennzeichnete Anfragen.
Ansprechpersonen und Übergaben vorbereiten
Gesprächsqualität und Übergaben prüfen
Weitere Abläufe erst nach erfolgreichem Test ergänzen
PRODUKTIVER ASSISTENT
Callesy nimmt Anrufe für Ihren Betrieb entgegen
Callesy nimmt die vereinbarten Anrufe entgegen und bereitet Anfragen strukturiert vor. Gemeinsam prüfen wir, ob Sie weniger Anrufe verpassen, Rückrufe gezielter erledigen und im Alltag spürbar entlastet werden – und verbessern den Ablauf anhand der Ergebnisse.
Wer hinter Callesy steht
„Ich bin überzeugt, dass KI Zahnarztpraxen im Alltag sinnvoll entlasten kann. Gerade bei der telefonischen Erreichbarkeit macht es einen Unterschied, wenn Anrufe nicht verloren gehen, nur weil gerade behandelt oder am Empfang ein Patient betreut wird. Mit Callesy möchten wir Praxen helfen, Anfragen strukturiert aufzunehmen und Rückrufe besser vorzubereiten – damit mehr Zeit für die Patientenversorgung bleibt.“
Geschäftsführer von Callesy
Häufige
Fragen
FAQ zu unserem KI-Telefonassistenten für Zahnarztpraxen
Gemeinsam arbeiten
Praxisteam am Telefon entlasten
Wie viel Zeit verliert Ihr Praxisteam durch ständige Telefonunterbrechungen?
Wir sprechen darüber, wann Anrufe bei Ihnen eingehen, wie viele Rückrufe offen bleiben und welche Anliegen das Team täglich bearbeiten muss. Anschließend prüfen wir gemeinsam, ob Callesy zu Ihrer Praxis und Ihren Abläufen passt.